Een audit door de ILT? Zo bereid je je voor

Sinds de invoering van de EASA wet- en regelgeving is de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) regelmatig audits gaan uitvoeren bij drone-operators in de Specific categorie. Tijdens zo’n audit komen er verschillende onderwerpen aan bod. Denk hierbij aan het controleren van documenten en flight logs en het stellen van functiespecifieke vragen. In dit artikel zullen we hier dieper op ingaan zodat jij altijd klaar bent voor een audit.

Waarom worden de audits gedaan?

In de (bemande) luchtvaartwereld komen audits veel voor, om de veiligheid te borgen. Het is belangrijk om te begrijpen wat er in de praktijk gebeurt, wat er wel en niet werkt, en hoe zo de wet- en regelgeving verder verbeterd kan worden.

Nu wordt dit voor de bemande luchtvaart al tientallen jaren gedaan, maar voor de onbemande luchtvaart is dit nog vrij nieuw. De ILT komt dus ook langs om zelf te leren. Bijvoorbeeld om te zien hoe de goedgekeurde procedures in het handboek in de praktijk worden uitgevoerd.

Wat gebeurt er tijdens een audit?

Tijdens een audit komen inspecteurs van de ILT op locatie langs. Tijdens dit bezoek controleren ze of de processen en procedures in het handboek worden uitgevoerd zoals beschreven. Ze zullen de documenten (denk aan opleidings- en verzekeringscertificaten) controleren, de flight logs bekijken en inhoudelijke vragen stellen aan de verantwoordelijke personen. Om deze reden dienen ten minste de personen met de volgende functies aanwezig te zijn: Accountable Manager, Flight Operations Manager, Safety Manager.

De ILT zal proberen om een audit te doen op het moment dat er een vlucht gepland staat. Op deze manier kunnen ze zien hoe de uitvoering hiervan is en of alles volgens procedure gaat. Mocht het niet lukken om dit tijdens een vlucht te plannen, dan zullen ze de meest recent uitgevoerde vlucht controleren of je vragen een (potentiële) vlucht te plannen.

Welke vragen kan je verwachten?

De vragen die de ILT stelt zullen over verschillende onderwerpen gaan. De belangrijkste vragen zullen gaan over de inhoud van het handboek. Ze zullen zo controleren of je weet hoe het handboek in de praktijk moet worden toegepast, en of je hier de bijpassende protocollen en procedures van kent. Verder kunnen de vragen ook gaan over de EASA-wetgeving en de omzetting van nationale naar Europese wetgeving.

Bij iedere functie binnen de organisatie hoort ook een andere set aan vragen, iedere functie heeft natuurlijk ook een ander takenpakket. De vragen zullen dan ook specifiek over dit takenpakket gaan. Voor de Safety Manager kan dit bijvoorbeeld gaan over hoe er wordt omgegaan met incidenten en ongelukken, wanneer en hoe dit gemeld wordt en of dit volgens de richtlijnen van de Europese wetgeving gaat.

Welke documenten worden gecontroleerd?

Tijdens de audit zal de ILT controleren op de gestelde operationele verplichtingen. Hieronder vallen de volgende documenten: Emergency Response Plan, Operationeel Plan(nen), Checklisten, Operationele Handboeken (bijv. A en B), en Flight Logs. Ook is het belangrijk om het management van (interne) incidenten op orde te hebben bij een audit. Denk hierbij aan het noteren van welke incidenten en ongelukken er zijn gebeurd, en hoe hier vervolgens mee is omgegaan (doorvoeren van verbeteringen).

Tot slot zullen ze controleren of het onderhoud van je drones up-to-date is. Denk hierbij aan welk onderhoud er in het verleden is uitgevoerd, of de drones waarmee je vliegt current zijn, en welk onderhoud er in de toekomst gepland staat.

Hoe zorg je ervoor dat je altijd klaar bent voor een audit?

Zorg ervoor dat je altijd alle benodigde documenten op orde hebt. Als je dit goed bijhoudt, neemt dit al een groot deel van het werk weg. De workflow binnen de AirHub software zorgt dat een groot aantal van de benodigde documenten al voor je klaar staat. Van het automatisch kunnen loggen van je vluchten, tot alle documenten en checklisten, alles komt samen op één georganiseerde en gestructureerde plek. Zodra de documenten moeten worden overgedragen aan de ILT kun je alles met een druk op de knop exporteren naar een PDF-document.

Wil jij je voortaan op het vliegen kunnen focussen en niet op het compliance gedeelte? Neem dan een kijkje op onze website airhub.app en kom erachter wat onze software voor jouw drone-operaties kan betekenen.

(coverfoto: ILT/Paul Voorham)